Personvernerklæring

Behandling av personopplysninger i Infodoc

Når du bruker nettsiden vår og/eller er i kontakt med oss i forbindelse med bestilling av våre nyhetsbrev eller kundemagasin, for påmelding til kurs eller seminar, for bestilling av produktdemonstrasjon, eller ved andre generelle henvendelser vil Infodoc behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene når vi er behandlingsansvarlig. Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Infodoc AS ved daglig leder, Bjarte Ottesen. Kontaktinformasjonen til Infodoc er:

Adresse: Dalhaugene 2 b, 5153 Bønes
E-post: post@infodoc.no
Telefon: 415 32 020
Organisasjonsnr.: 916 831 781 MVA

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte oss på post@infodoc.no

 

1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn


For å håndtere våre kunderelasjoner generelt og for å imøtekomme våre kunders forpliktelser, trenger Infodoc informasjon om deg i din rolle som kundekontaktperson eller bruker av produkter eller tjenester. Formålet med behandlingen av disse personopplysningene er:

a) Forberede og gjennomføre salgsprosesser med kunder

b) Gi forespurte tilbud på produkter og tjenester til kunder

c) Utføre leveranser i henhold til avtaler med kunder

d) Besvare henvendelser og tilby og levere brukerstøtte til brukere av våre produkter og tjenester

e) Forbedre og utvikle kvaliteten, funksjonaliteten og brukeropplevelsen av våre produkter, tjenester og Infodoc-nettsteder

f) Oppdage, redusere og forhindre sikkerhetstrusler og utføre vedlikehold og feilsøking

g) Tilby relevante kurs til kunder

h) Forhindre misbruk av våre produkter og tjenester

i) Prosessere ordrer, fakturering, betalinger og annen økonomisk oppfølging

j) Opprette interesseprofiler for å markedsføre relevante produkter og tjenester

k) Sende ut nyhetsbrev og gi informasjon om vår virksomhet

l) For å få informasjon om bruk av våre nettsider benytter vi Google Analytics. Google Analytics bruker informasjonskapsler som registrerer brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Data knyttet til informasjonskapsler slettes 24 måneder etter registering. Informasjonen som samles inn av Google Analytics, lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern. Mer informasjon om hvilke informasjonskaplser Google bruker finner du her: https://policies.google.com/technologies/cookies .

m) Vår Facebook-side benytter vi til informasjonsdeling. Henvendelser som kommer via Messenger henviser vi til aktuelle avdelinger og personer i Infodoc. Personopplysninger som registreres på Facebook overføres utenfor EU/EØS. Se Facebook sin personvernerklæring for nærmere informasjon: https://www.facebook.com/privacy/explanation .

n) Rekruttering til nye stillinger i Infodoc

Det juridiske grunnlaget for behandling av personopplysninger i henhold til de ovennevnte formålene i bokstav a) til n) skyldes hovedsakelig at Infodoc har en legitim interesse for å behandle dine personlige data fra et forretningsperspektiv på en måte som vi mener ikke strider mot personvernet ditt sine rettigheter eller friheter. Vi har vurdert det slik at behandlingen er nødvendig for oss for å hjelpe deg med det du lurer på, og for å tilby tilpassede og gode tjenester og produkter til deg. I noen tilfeller vil det også være nødvendig for å oppfylle en avtale med deg. Behandling av personopplysninger ved rekruttering til nye stillinger i Infodoc skjer på grunnlag av samtykke som du har gitt.

 

2. Personopplysninger mottatt fra andre

De fleste personopplysninger samler vi inn direkte fra deg. Enkelte ganger innhenter vi opplysninger fra andre kilder.

Etter Personopplysningsloven og den Europeiske personvernforordningens (Personvernforordningen) artikkel 14 skal vi gi deg en rekke opplysninger når vi mottar personopplysninger fra andre. Dersom vi har din kontaktinformasjon tilgjengelig vil vi sende deg denne informasjonen direkte til deg. I motsatt fall vil informasjonen kun fremgå av denne personvernerklæringen.

Hvor dine personopplysninger stammer fra

Vi henter kontaktinformasjon til beslutningstakere i kommunene fra Kommuneregisteret, som er en offentlig tilgjengelig kilde, såfremt man er kunde hos Kommuneregisteret. Kommuneregisteret inneholder detaljert informasjon om alle landets kommuner og fylkeskommuner og inneholder blant annet navn på administrative og politiske ledere med titler og ansvarsområder, adresser, e-postadresser og telefonnumre. Kommuneregisteret inneholder over 25 000 kommunale virksomheter, hvorav over halvparten er registrert med leder og/eller andre beslutningstakere. Kommuneregisteret eies og drives av Kommuneforlaget og holdes daglig oppdatert i samarbeid med kommunene. http://www.kommuneregisteret.no/adresse/adressesalg.do;jsessionid=4A686CC67955C416555021F AA2540714

Kategorier av personopplysninger

Når vi mottar personopplysninger fra andre vil vi behandle følgende kategorier av personopplysninger om deg: Navn, tittel, funksjon, kommune, kommuneadresse, e-postadresse til felles postmottak.

 

3. Utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

 

4. Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt. Vi lagrer dine kontaktopplysninger så lenge vi anser det som interessant for deg å motta informasjon fra oss, det vil si så lenge du befinner deg i målgruppen for bruk av våre produkter og du ikke har reservert deg mot direkte markedsføring fra Infodoc

 

5. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har etter Personopplysningsloven og Personvernforordningen en rekke rettigheter i forhold til vår behandling av personopplysninger om deg.

Rett til innsyn

Du har rett til å få innsikt i de opplysningene vi behandler om deg, samt bestemte ytterligere opplysninger.

Rett til korrigering

Du har rett til å få uriktige opplysninger om deg selv korrigert.

Rett til sletting

I særlige tilfeller har du rett til å få slettet personopplysninger om deg før tidspunktet for vår alminnelig generelle sletting inntreffer.

Rett til begrensning av behandling

Du har i visse tilfeller rett til å få behandlingen av dine personopplysninger begrenset. Hvis du har rett til å få begrenset behandlingen må vi fremover kun behandle opplysningene – bortsett fra oppbevaring - med ditt samtykke, eller med henblikk på om rettskrav kan fastlegges, gjøres gjeldende eller forsvares, eller for å beskytte en person eller viktige samfunnsinteresser.

Rett til innsigelse

Du har i visse tilfeller rett til å gjøre innsigelse mot vår behandling eller lovlige behandling av dine personopplysninger. Du kan også gjøre innsigelse mot behandling av dine opplysninger til direkte markedsføring.

Dataportabilitet

Du har i visse tilfeller rett til å motta dine personopplysninger i et strukturert, alminnelig anvendbart og maskinlesbart format, samt å få disse personopplysningene overført til en behandlingsansvarlig til en annen uten hindring.

Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no. For å ta i bruk dine rettigheter må du sende en e-post til post@infodoc.no hvor du forklarer dine ønsker angående personopplysningene som vi har lagret om deg. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Vi vil kunne be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg. Du kan til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss, uten at det påvirker lovligheten av en behandling basert på et samtykke før samtykket trekkes tilbake. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å sende en e-post til post@infodoc.no.

 

6. Klager

Dersom du mener at vi ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.

 

7. Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Oppdatert informasjon om dette skal alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside. Som databehandler behandler Infodoc personopplysninger i henhold til vår databehandleravtale.

Vil du vite mer...

Få besøk av oss